法人様から最も多いご相談・・・顧客管理を一元化するには？

法人のお客様からも色々ご相談を頂いていますが、その中で最も多いご相談は・・・顧客情報を一元管理したいというご相談です。それに対して、私の提案をご紹介します。

顧客情報を一元管理するのに一番いい方法は？

いきなり結論ですが、企業様で顧客情報を一元化するのでしたら、クラウド型の顧客管理システムにデータを入れるのが一番良いと考えています。

私は前職で4000人の顧客リストをエクセルで管理しておりました。管理といってもエクセルデータがパソコンに入っているだけ。この状態をなんとかしたい！と思い、クラウド型の顧客管理システムZOHOCRMを導入したところ、顧客数を大幅に増やすことが出来ました。

この経験を広めたくてオフィスRINを設立した背景があり、それほどクラウド型顧客管理システムの導入はメリットが多いです。

クラウド型顧客管理システムとは？

顧客管理システムというと、一昔前は自社でサーバーを導入して独自のシステムを組む、というのが主流でした。ですが、これは大変な費用がかかり、中小企業ではなかなか導入できませんでした。

しかし、Wi-Fiなどの普及により自社内にサーバーを持たなくても、インターネット経由で顧客管理システムを利用出来るサービスが出てきました。これがクラウド型の顧客管理システムです。

クラウド型の顧客管理システムは、設備投資の持ち出しがないので費用が安価に抑えられ上に、カスタマイズをすれば大企業並みのハイレベルな顧客管理が出来ます。

クラウド型顧客管理システムのメリット

クラウド型顧客管理システムには沢山のメリットがあります。

データが分散しない

エクセルやその他ソフトで顧客管理をする場合、データはファイル管理となります。ファイル管理は簡単にコピーが出来てメールにも添付できるため、いつの間にか誰かがコピーして独自のデータを追加したり、メールで送られて分散したりと、一元管理が難しいです。

その点、クラウド型の顧客管理ですとコピーのしようがありません。またメールに添付することも出来ませんから、結果データが分散することありません。

場所を選ばず閲覧できる

自社内に顧客管理システムを持った場合は、社外から閲覧するのが簡単には出来ません。また、エクセルの場合でもマスターデータを社内のパソコンやハードディスクで保管していると、簡単には社外から閲覧することが出来ません。

クラウド型の顧客管理システムですと、インターネット環境があれば、 ID、パスワードでログインして、いつでもアクセスすることが出来ます。

セキュリティレベルが高い

クラウド型の顧客管理システムはセキュリティを心配される場合が多いですが、サービスを提供している会社は世界的な企業や国内でもサイボーズ、SANSANなどの有名企業です。ですのでシステムメンテナンスも頻繁に行われており、中小企業様が自社でデータを管理するよりは、セキュリティレベルは高いです。

また、データが分散しませんからその点でも、エクセルなどのファイル管理より安全です。

ただ、IDとパスワードがあればログインできますので、ログインの際の認証設定を強固にしたり、閲覧制限を設けるなどの対策は必要です。

導入コストが安い

クラウド型顧客管理システムの最大のメリットは、導入コストが安い点です。中小企業で独自の管理システムを開発・導入するとなると数百万円～数千万円はかかりますが、クラウド型ですと１アカウントあたり、月額で数百円～数千円で導入可能です。これなら中小企業でも気軽に導入できる金額です。

クラウド型顧客管理システムのデメリットは？

クラウド型顧客管理システムには、多少デメリットもあります。

インターネットに繋がらない環境では使えない

エクセルなどのファイルでの顧客管理でしたら、インターネット環境がなくても閲覧や加工ができますが、クラウド型顧客管理システムはインターネット環境がなければ、閲覧も加工も出来ません。

また、稀にサービス提供会社のサーバーが何かしらの理由で一時的に接続不可になることもあります。その場合は、自社ではどうすることもできませんので、データのバックアップを定期的にダウンロードするなどの対策は必要です。（定期的なバックアップの設定も出来るようになっています）

独自のカスタマイズに制約がある

独自開発のシステムと違って、様々な業種の企業が使うクラウド型の顧客管理システムは、システム提供会社のサービスに合わせて使わなければならないので、独自のカスタマイズには制約があります。

独自カスタマイズをしたい場合には、カスタマイズを専門に請け負っている会社に依頼することも可能ですが、その場合にはそれなりの費用がかかります。ですので 独自の複雑な顧客管理をされている企業様は、管理項目が対応可能かどうかを事前に調べてから導入された方がよいでしょう。

以上がクラウド型顧客管理システムの情報管理面でのメリット・デメリットでした。

個人や小規模の法人に合う顧客管理システムは？

クラウド型顧客管理システムについて理解が深まったところで、サービスの種類と料金をご紹介しますね。

中小企業向けの代表的な顧客管理システムでは、サイボーズのkintone、サンサンのeight、habspot、ちきゅう・・・などがありますが、私はZOHOCRMをお薦めしております。その理由は料金とメール配信機能です。

下記は代表的な顧客管理システムの料金表ですが、Ａ社、Ｂ社は一見お安いのですが、１ユーザーからの契約できないので、月々3,000円以上はかかります。その点、ZOHOCRMは１ユーザーから契約出来て月々1,440円で圧倒的な安さです。

更に、ZOHOCRMには一括のメール配信が基本機能に装備されておりますので、顧客管理だけでなく、メールマーケティングの展開も可能です。

データを入れただけでは、エクセル管理と変わらない！？

尚、クラウド型顧客管理システムに単にデータを入れただけなら、エクセル管理と殆ど変わらない、単に入れ物が変わっただけという状態です。

大事なのはデータを入れた後の運用

この部分を、最初にしっかり考えて導入されないと、お金をかけて顧客管理システムにデータを入れたけど、エクセル管理の頃と何が変わったのか分からない？

という残念な状態になります。

クラウド型の顧客管理システムにはデータを分析したり、メール配信機能などの顧客にアプローチが出来る様々な機能があります。中でも、私が個人事業主や小さな会社の顧客管理システムの運用方法として最もお薦めしているのは、メール配信です。

具体的な方法は、オフィスRINのホームページで詳しく解説しておりますので、よろしかったらご覧下さい。